Advocaten: notities na een cliëntgesprek inspreken, met oog op geheimhouding

Dicteer de kernpunten op het moment dat het gesprek eindigt. YOURIO is een spraaktoetsenbord dat spraak op je telefoon herkent, de audio nooit opslaat en de tekst offline opschoont met Magic · Standaard. Memory bewaart op het apparaat een overzicht met tijdstempel van wat je hebt gedicteerd. YOURIO neemt geen telefoongesprekken op: het hoort alleen wat jij er achteraf in zegt.

Vijf minuten tussen twee gesprekken

De cliënt hangt op. In de afgelopen twintig minuten hoorde je een nieuw feit over het geschil, sprak je een vervolgstap af en beloofde je woensdag een concept. Over vijf minuten begint het volgende gesprek. Schrijf je het nu niet op, dan is de precieze formulering vanmiddag weg, en de helft van je tijdschrijfregel ook.

Met je duimen typen op een telefoon gaat langzaam, en een gekrabbeld notitieblok is een week later moeilijk te lezen. Praten is het snelst. De eerste vraag van een advocaat is waar dat praten naartoe gaat.

Waarom de gebruikelijke snelkoppelingen advocaten laten aarzelen

Het gesprek opnemen legt alles vast, maar de regels voor het opnemen van gesprekken verschillen per land en kunnen toestemming vereisen, en je zit daarna met een audiobestand van een vertrouwelijk gesprek.
Dicteren in de cloud stuurt je stem voor herkenning naar een server. Veel diensten gaan daar verantwoord mee om, maar het blijft cliëntinformatie die via een derde partij gaat die je kantoor misschien niet heeft beoordeeld.
Later typen is veilig en traag, en de details vervagen.

Hoe YOURIO in die vijf minuten past

Open je notitie-app, of de mail aan je medewerker, schakel over naar het YOURIO-toetsenbord en praat. Spraak wordt herkend door de eigen spraakherkenning op het apparaat van de telefoon; de audio wordt nooit opgenomen, opgeslagen of naar ons gestuurd. Met Magic · Standaard aan haalt YOURIO stopwoordjes weg, houdt het alleen je laatste zelfcorrectie en zet het leestekens, allemaal op de telefoon en zonder verbinding.

Jij zegt: "eh cliënt wil schikken als de wederpartij de kosten betaalt, nee wacht, de helft van de kosten, eh, en ik heb gezegd dat ik de conceptbrief woensdag stuur"
YOURIO typt: "Cliënt wil schikken als de wederpartij de helft van de kosten betaalt, en ik heb gezegd dat ik de conceptbrief woensdag stuur."

Memory: een privéoverzicht van wat je hebt gedicteerd

Staat Memory aan, dan bewaart YOURIO de tekst van die notitie ook op je telefoon, met het tijdstip en de app waarin je dicteerde, in een tijdlijn die je per dag en uur kunt doorbladeren en doorzoeken. Een week later vind je terug wat je de cliënt hebt gezegd en wanneer, in je eigen woorden.

Wees duidelijk over wat het is. Memory bevat alleen de tekst die je met YOURIO hebt gedicteerd (en wat je er bewust in bewaart). Het is geen gesprekslog en geen transcriptie van de cliënt: YOURIO hoort het gesprek nooit. Het staat alleen op je telefoon, zonder kopie in de cloud, en wij kunnen het niet zien.

Ask Memory, waarbij jij kiest wat de telefoon verlaat

Als je iets moet terughalen — "Wat heb ik de cliënt over het concept beloofd?" — doorzoekt Ask Memory je items en antwoordt het met bronnen die je kunt openen. Het gebruikt een cloud-AI, dus het werkt anders dan de rest: eerst wordt je vraag verstuurd, daarna laat YOURIO zien welke items het wil versturen, en alleen de items die jij goedkeurt gaan mee. Je kunt alles uitvinken wat de telefoon niet mag verlaten. De AI kan YOURIO AI zijn (via onze server naar OpenAI, Google als reserve, niet bewaard), je eigen API-sleutel, of een model dat je zelf host. De regels van je kantoor voor cliëntinformatie en AI bepalen welke, als er al een geschikt is.

Gewoonten die helpen bij geheimhouding

Gebruik de privémodus voor zaken die je niet bewaard wilt hebben. Die pauzeert opslaan en leren, en het toetsenbord heeft er een knop voor.
Zet de notitie in het dossier en verwijder hem daarna uit Memory als je kantoor geen cliëntgegevens op persoonlijke apparaten wil. Verwijder losse items in de Timeline of alles in Instellingen.
Vergrendel je telefoon goed. Memory is beschermd tegen de cloud, niet tegen iemand die je ontgrendelde telefoon vasthoudt.
Denk na voordat je Edit of Magic · Uitgebreid op cliënttekst gebruikt. Beide sturen tekst naar een cloud-AI. Magic · Standaard en de herkenning doen dat nooit.

Het volledige overzicht van wat er op de telefoon blijft, staat in Uploadt spraakinvoer je stem?

Eerlijke grenzen

Het neemt geen gesprekken op en transcribeert ze niet. Heb je de exacte woorden van de andere kant nodig, dan heeft YOURIO die niet.
Het is geen juridisch advies en geen compliancetool. We beschrijven wat de app doet, en YOURIO claimt niet dat het aan de AVG of beroepsregels voldoet; jouw beroepsregels en het beleid van je kantoor bepalen hoe je het gebruikt.
Namen hangen af van de herkenning van de telefoon. Zet namen van cliënten en partijen in het persoonlijk woordenboek, zodat ze goed uitkomen.
Memory is je eigen notitie, geen geverifieerd verslag. Het laat zien wat je hebt gedicteerd en wanneer, meer niet.

Probeer het bij je volgende gesprek

Installeer YOURIO (de downloadlinks staan aan het eind van dit artikel) en zet het YOURIO-toetsenbord aan.
Download je taal in de tab Speak.
Zet de namen waarmee je vaak te maken hebt in het persoonlijk woordenboek.
Beslis over Memory: aan, uit, of de privémodus voor gevoelige zaken.
Dicteer na afloop van het gesprek de punten in je notities en lees ze één keer door.

Zorgverleners hebben hetzelfde probleem na een consult; zie verslaglegging inspreken na een consult. Werk je waar geen bereik is, of is cloud-AI verboden, zie dan offline dicteren. En om de beloftes van vorige week terug te vinden, gaat deze gids over Memory verder.

Veelgestelde vragen

Neemt YOURIO mijn telefoongesprekken op?

Nee. YOURIO neemt nooit gesprekken op en kan de andere partij niet horen. Het zet alleen wat jij erin zegt om in tekst, met de spraakherkenning op het apparaat van je telefoon, en de audio wordt nooit opgeslagen. Na afloop van het gesprek dicteer je je eigen samenvatting.

Wordt cliëntinformatie naar de cloud gestuurd?

Niet door het dicteren. Herkenning en Magic · Standaard draaien op de telefoon, en de audio verlaat die nooit. Er gaat alleen tekst naar een cloud-AI als je Magic · Uitgebreid, Edit of Ask Memory gebruikt, en Ask Memory stuurt alleen de items die jij goedkeurt.

Kan ik terugvinden wat ik een cliënt vorige week heb gezegd?

Ja, als Memory aan stond. Memory bewaart de tekst die je met YOURIO hebt gedicteerd, met tijdstip en app, op je telefoon. Blader per dag door de Timeline, doorzoek hem, of gebruik Ask Memory voor een antwoord met bronnen uit de items die jij goedkeurt.

Kan ik één zaak buiten Memory houden?

Ja. Zet de privémodus aan via het toetsenbord terwijl je over die zaak dicteert; YOURIO pauzeert opslaan en leren tot je hem weer uitzet. Je kunt ook achteraf losse items verwijderen of Memory helemaal uitzetten.