Avocats : noter un appel client à la voix, en pensant à la confidentialité

Dictez l'essentiel dès que l'appel se termine. YOURIO est un clavier vocal qui reconnaît la parole sur votre téléphone, ne conserve jamais l'audio et met le texte en forme hors ligne avec Magic · Standard. Son Memory garde, sur l'appareil, une trace horodatée de ce que vous avez dicté. YOURIO n'enregistre pas les appels téléphoniques : il n'entend que ce que vous lui dites ensuite.

Cinq minutes entre deux appels

Le client raccroche. En vingt minutes, vous avez appris un fait nouveau sur le litige, convenu d'une prochaine étape et promis un projet pour mercredi. L'appel suivant commence dans cinq minutes. Si vous ne le notez pas maintenant, la formulation exacte aura disparu dans l'après-midi, et la moitié de votre relevé de temps avec.

Taper sur un téléphone avec les pouces est lent, et un bloc griffonné est difficile à relire une semaine plus tard. Parler est le plus rapide. La première question que pose un avocat, c'est : où vont ces paroles ?

Pourquoi les raccourcis habituels font hésiter les avocats

Enregistrer l'appel capture tout, mais les règles sur l'enregistrement des conversations varient selon les pays et supposent en général le consentement, et vous vous retrouvez avec le fichier audio d'une conversation confidentielle.
La dictée dans le cloud envoie votre voix à un serveur pour la reconnaissance. Beaucoup de services le font de façon responsable, mais ce sont quand même des informations du client qui transitent par un tiers que votre cabinet n'a peut-être pas examiné.
Taper plus tard est sûr et lent, et les détails s'effacent.

Comment YOURIO tient dans les cinq minutes

Ouvrez votre app de notes, ou l'e-mail à votre collaborateur, passez au clavier YOURIO et parlez. La parole est reconnue par la reconnaissance sur l'appareil du téléphone ; l'audio n'est jamais enregistré, conservé ni envoyé chez nous. Avec Magic · Standard activé, YOURIO retire les hésitations, ne garde que votre dernière correction et ajoute la ponctuation, le tout sur le téléphone et sans connexion.

Vous dites : « euh le client est prêt à transiger s'ils prennent en charge 30, non, 50 % des frais, et euh j'ai dit que j'enverrais le projet de lettre d'ici mercredi »
YOURIO écrit : « Le client est prêt à transiger s'ils prennent en charge 50 % des frais, et j'ai dit que j'enverrais le projet de lettre d'ici mercredi. »

Memory : une trace privée de ce que vous avez dicté

Si Memory est activé, YOURIO garde aussi le texte de cette note sur votre téléphone, avec l'heure et l'app dans laquelle vous avez dicté, dans une chronologie que vous pouvez parcourir par jour et par heure et dans laquelle vous pouvez chercher. Une semaine plus tard, vous retrouvez ce que vous avez dit au client et quand, avec vos propres mots.

Soyons clairs sur ce que c'est. Memory ne contient que le texte que vous avez dicté avec YOURIO (et ce que vous y enregistrez volontairement). Ce n'est ni un journal d'appels ni une transcription du client : YOURIO n'entend jamais l'appel. Il est stocké uniquement sur votre téléphone, sans copie dans le cloud, et nous ne pouvons pas le voir.

Ask Memory, en choisissant vous-même ce qui quitte le téléphone

Quand vous devez retrouver quelque chose — « Qu'ai-je promis au client à propos du projet ? » — Ask Memory cherche dans vos enregistrements et répond avec des sources que vous pouvez ouvrir. Il utilise une IA cloud, et fonctionne donc autrement que le reste : votre question est envoyée d'abord, puis YOURIO affiche les enregistrements qu'il veut envoyer, et seuls ceux que vous approuvez partent. Vous pouvez décocher tout ce qui ne doit pas quitter le téléphone. L'IA peut être YOURIO AI (par notre serveur jusqu'à OpenAI, Google en secours, sans conservation), votre propre clé API, ou un modèle que vous hébergez vous-même. Ce sont les règles de votre cabinet sur les informations des clients et l'IA qui décident laquelle convient, s'il y en a une.

Des réflexes de confidentialité qui aident

Utilisez le mode privé pour les dossiers que vous ne voulez pas garder. Il met en pause l'enregistrement et l'apprentissage, et le clavier a un bouton pour lui.
Versez la note au dossier, puis supprimez-la de Memory si votre cabinet ne veut pas d'informations sur les clients dans des appareils personnels. Supprimez des enregistrements un par un dans la Timeline, ou tout d'un coup dans les Réglages.
Verrouillez correctement le téléphone. Memory est protégé du cloud, pas de quelqu'un qui tient votre téléphone déverrouillé.
Réfléchissez avant d'utiliser Edit ou Magic · Avancé sur un texte de client. Tous deux envoient du texte à une IA cloud. Magic · Standard et la reconnaissance, jamais.

Le détail complet de ce qui reste sur le téléphone est dans La dictée vocale envoie-t-elle votre voix ?

Les limites, en toute franchise

Il n'enregistre ni ne transcrit les appels. Si vous avez besoin des mots exacts de l'autre partie, YOURIO ne les aura pas.
Ce n'est ni un conseil juridique ni un outil de conformité. Nous décrivons ce que fait l'app ; vos règles déontologiques et la politique de votre cabinet décident de la façon dont vous l'utilisez.
Les noms dépendent de la reconnaissance du téléphone. Ajoutez les noms des clients et des parties au dictionnaire personnel pour qu'ils sortent correctement.
Memory est votre propre note, pas un enregistrement certifié. Il montre ce que vous avez dicté et quand, rien de plus.

L'essayer à votre prochain appel

Installez YOURIO (les liens de téléchargement se trouvent à la fin de cet article) et activez le clavier YOURIO.
Téléchargez votre langue dans l'onglet Speak.
Ajoutez au dictionnaire personnel les noms qui reviennent souvent.
Décidez pour Memory : activé, désactivé, ou mode privé pour les dossiers sensibles.
Quand l'appel se termine, dictez les points dans vos notes, puis relisez-les une fois.

Les soignants ont le même problème après une consultation ; voyez les notes de consultation à la voix. Si vous travaillez sans réseau, ou là où l'IA cloud est interdite, voyez la dictée vocale hors ligne. Et pour retrouver les promesses de la semaine dernière, ce guide de Memory va plus loin.

Questions fréquentes

YOURIO enregistre-t-il mes appels téléphoniques ?

Non. YOURIO n'enregistre jamais les appels et ne peut pas entendre votre interlocuteur. Il transforme seulement en texte ce que vous lui dites, avec la reconnaissance sur l'appareil de votre téléphone, et l'audio n'est jamais conservé. Vous dictez votre propre résumé une fois l'appel terminé.

Les informations des clients sont-elles envoyées dans le cloud ?

Pas par la dictée vocale. La reconnaissance et Magic · Standard tournent sur le téléphone, et l'audio ne le quitte jamais. Du texte ne part vers une IA cloud que si vous utilisez Magic · Avancé, Edit ou Ask Memory, et Ask Memory n'envoie que les enregistrements que vous approuvez.

Puis-je retrouver ce que j'ai dit à un client la semaine dernière ?

Oui, si Memory était activé. Memory garde sur votre téléphone le texte que vous avez dicté avec YOURIO, avec l'heure et l'app. Parcourez la Timeline par jour, faites une recherche, ou utilisez Ask Memory pour obtenir une réponse avec des sources tirées des enregistrements que vous approuvez.

Puis-je garder un dossier hors de Memory ?

Oui. Activez le mode privé depuis le clavier pendant que vous dictez sur ce dossier ; YOURIO met en pause l'enregistrement et l'apprentissage jusqu'à ce que vous le désactiviez. Vous pouvez aussi supprimer des enregistrements ensuite, ou désactiver complètement Memory.