Avvocati: appunti a voce dopo la telefonata, pensando al segreto professionale

Detta i punti chiave appena finisce la telefonata. YOURIO è una tastiera vocale che riconosce la voce sul telefono, non salva mai l'audio e sistema il testo offline con Magic · Standard. Memory conserva sul dispositivo un registro con data e ora di ciò che hai dettato. YOURIO non registra le telefonate: sente solo ciò che gli dici tu, dopo.

Cinque minuti tra una telefonata e l'altra

Il cliente riattacca. Negli ultimi venti minuti hai saputo un fatto nuovo sulla controversia, concordato il passo successivo e promesso una bozza entro mercoledì. La prossima telefonata inizia tra cinque minuti. Se non lo scrivi adesso, nel pomeriggio le parole esatte saranno sparite, e con loro metà di ciò che ti serve per annotare l'attività svolta.

Scriverlo sul telefono con i pollici è lento, e un foglio pieno di scarabocchi è difficile da rileggere una settimana dopo. Parlare è la cosa più veloce. La prima domanda che si fa un avvocato è dove va a finire quello che dice.

Perché le scorciatoie solite fanno esitare un avvocato

Registrare la telefonata cattura tutto, ma le regole sulla registrazione delle conversazioni variano da un ordinamento all'altro e spesso riguardano il consenso, e ti ritrovi in mano un file audio di una conversazione riservata.
La dettatura nel cloud invia la tua voce a un server per il riconoscimento. Molti servizi la trattano in modo responsabile, ma restano informazioni del cliente che passano da un soggetto terzo che il tuo studio potrebbe non aver valutato.
Scrivere più tardi è sicuro ma lento, e i dettagli sbiadiscono.

Come YOURIO sta nei cinque minuti

Apri l'app delle note, o l'email per il tuo collaboratore, passa alla tastiera YOURIO e parla. La voce viene riconosciuta dal riconoscimento sul dispositivo del telefono; l'audio non viene mai registrato, salvato o inviato a noi. Con Magic · Standard attivo, YOURIO toglie gli intercalari, tiene solo la tua ultima correzione e aggiunge la punteggiatura, tutto sul telefono e senza connessione.

Dici: «ehm il cliente vuole transigere se la controparte paga le spese, anzi no, metà delle spese, eh e gli ho detto che mando la bozza di lettera entro mercoledì»
YOURIO scrive: «Il cliente vuole transigere se la controparte paga metà delle spese, e gli ho detto che mando la bozza di lettera entro mercoledì.»

Memory: un registro privato di ciò che hai dettato

Se Memory è attivo, YOURIO conserva sul telefono anche il testo di quell'appunto, con l'ora e l'app in cui l'hai dettato, in una timeline che puoi scorrere per giorno e ora e in cui puoi cercare. Una settimana dopo puoi ritrovare cosa hai detto al cliente e quando, con le tue parole.

Sii chiaro su cosa è. Memory contiene solo il testo che hai dettato con YOURIO (e ciò che scegli di salvarci). Non è un registro delle chiamate né una trascrizione del cliente: YOURIO non sente mai la telefonata. È salvato solo sul tuo telefono, senza copia nel cloud, e noi non possiamo vederlo.

Ask Memory, e sei tu a scegliere cosa lascia il telefono

Quando devi recuperare qualcosa, per esempio «Cosa ho promesso al cliente sulla bozza?», Ask Memory cerca tra le tue voci e risponde con fonti che puoi aprire. Usa un'IA cloud, quindi funziona in modo diverso dal resto: prima viene inviata la tua domanda, poi YOURIO ti mostra le voci che vorrebbe inviare, e partono solo quelle che approvi. Puoi togliere la spunta a tutto ciò che non deve lasciare il telefono. L'IA può essere YOURIO AI (passa dal nostro server verso OpenAI, con Google come riserva, e non viene conservato), la tua API Key oppure un modello gestito da te. Sono le regole del tuo studio sulle informazioni dei clienti e sull'IA a decidere quale sia appropriata, se ce n'è una.

Abitudini che aiutano la riservatezza

Usa la modalità privata per le pratiche che non vuoi conservare. Mette in pausa salvataggio e apprendimento, e sulla tastiera c'è un pulsante apposito.
Sposta l'appunto nel fascicolo, poi eliminalo da Memory se il tuo studio non vuole dati dei clienti su dispositivi personali. Elimina singole voci dalla Timeline, oppure tutto in Impostazioni.
Blocca bene il telefono. Memory è protetto dal cloud, non da chi ha in mano il tuo telefono sbloccato.
Pensaci prima di usare Edit o Magic · Avanzato su testi dei clienti. Entrambi inviano testo a un'IA cloud. Magic · Standard e il riconoscimento non lo fanno mai.

Il dettaglio completo di ciò che resta sul telefono è in La dettatura vocale carica la tua voce online?

Limiti onesti

Non registra né trascrive le telefonate. Se ti servono le parole esatte dell'altra parte, YOURIO non le ha.
Non è consulenza legale né uno strumento di conformità. Descriviamo cosa fa l'app; le tue regole deontologiche e le politiche del tuo studio decidono come usarla.
I nomi dipendono dal riconoscimento del telefono. Aggiungi al Dizionario personale i nomi di clienti e controparti, così escono giusti.
Memory è il tuo appunto personale, non un documento certificato. Mostra cosa hai dettato e quando, niente di più.

Provalo alla prossima telefonata

Installa YOURIO (i link per il download sono in fondo a questo articolo) e attiva la tastiera YOURIO.
Scarica la tua lingua nella scheda Speak.
Aggiungi al Dizionario personale i nomi con cui hai a che fare spesso.
Decidi per Memory: attivo, disattivato o modalità privata per le pratiche delicate.
Quando la telefonata finisce, detta i punti nelle tue note, poi rileggili una volta.

I medici hanno lo stesso problema dopo una visita; vedi gli appunti clinici a voce. Se lavori dove non c'è campo, o dove l'IA cloud è vietata, vedi la dettatura vocale offline. E per ritrovare le promesse della settimana scorsa, questa guida a Memory va più a fondo.

Domande frequenti

YOURIO registra le mie telefonate?

No. YOURIO non registra mai le chiamate e non può sentire l'altra parte. Trasforma in testo solo ciò che dici tu, con il riconoscimento sul dispositivo del telefono, e l'audio non viene mai salvato. Il riepilogo lo detti tu, dopo la fine della telefonata.

Le informazioni del cliente vengono inviate nel cloud?

Non con la dettatura. Riconoscimento e Magic · Standard girano sul telefono, e l'audio non lo lascia mai. Il testo va a un'IA cloud solo se usi Magic · Avanzato, Edit o Ask Memory, e Ask Memory invia solo le voci che approvi.

Posso ritrovare cosa ho detto a un cliente la settimana scorsa?

Sì, se Memory era attivo. Memory conserva sul telefono il testo che hai dettato con YOURIO, con l'ora e l'app. Scorri la Timeline per giorno, cerca, oppure usa Ask Memory per avere una risposta con le fonti, tratta dalle voci che approvi.

Posso tenere una pratica fuori da Memory?

Sì. Attiva la modalità privata dalla tastiera mentre detti su quella pratica; YOURIO mette in pausa salvataggio e apprendimento finché non la disattivi. Puoi anche eliminare singole voci in seguito o disattivare del tutto Memory.