Юристам: заметки после звонка клиента голосом, не забывая о тайне

Надиктуйте главное сразу после окончания звонка. YOURIO — голосовая клавиатура, которая распознает речь на телефоне, никогда не сохраняет звук и приводит текст в порядок офлайн с помощью Magic · Стандарт. Memory хранит на устройстве записи того, что вы продиктовали, с отметкой времени. YOURIO не записывает телефонные разговоры: он слышит только то, что вы говорите в него потом.

Пять минут между звонками

Клиент положил трубку. За последние двадцать минут вы узнали новый факт по спору, договорились о следующем шаге и пообещали проект письма к среде. Следующий звонок через пять минут. Если не записать сейчас, к обеду точные формулировки забудутся, а вместе с ними — половина того, что нужно внести в учет рабочего времени.

Печатать большими пальцами на телефоне медленно, а каракули в блокноте через неделю трудно разобрать. Быстрее всего — проговорить. Но первое, что спросит юрист: куда уходит то, что я говорю?

Почему привычные способы заставляют юристов задуматься

Запись разговора сохраняет все, но правила записи разговоров зависят от юрисдикции и обычно требуют согласия, а у вас в итоге оказывается аудиофайл конфиденциального разговора.
Облачная диктовка отправляет ваш голос на сервер для распознавания. Многие сервисы делают это ответственно, но это все равно информация о клиенте, проходящая через третью сторону, которую ваша фирма могла не проверять.
Напечатать позже — безопасно, но медленно, и детали стираются.

Как YOURIO укладывается в эти пять минут

Откройте приложение для заметок или письмо помощнику, переключитесь на клавиатуру YOURIO и говорите. Речь распознает встроенное распознавание телефона на устройстве; звук никогда не записывается, не сохраняется и не отправляется нам. С включенным Magic · Стандарт YOURIO убирает слова-паразиты, оставляет только последнюю поправку и расставляет знаки препинания — на телефоне и без подключения к сети.

Вы говорите: «ээ клиент готов на мировое, если вторая сторона возьмет на себя половину расходов, ну и я обещал прислать проект письма до вторника, ой нет, до среды»
YOURIO печатает: «Клиент готов на мировое, если вторая сторона возьмет на себя половину расходов, и я обещал прислать проект письма до среды.»

Memory: личная запись того, что вы продиктовали

Если Memory включена, YOURIO сохраняет текст этой заметки на телефоне — со временем и приложением, в которое вы диктовали, — в хронологии, которую можно листать по дням и часам и искать по ней. Через неделю вы найдете, что и когда сказали клиенту, своими словами.

Важно понимать, что это такое. Memory хранит только текст, который вы продиктовали в YOURIO (и то, что вы сами решили в нее сохранить). Это не журнал звонков и не стенограмма слов клиента: YOURIO никогда не слышит разговор. Она хранится только на телефоне, без копии в облаке, и мы ее не видим.

Ask Memory: вы решаете, что покидает телефон

Когда нужно что-то вспомнить — «Что я обещал клиенту насчет проекта письма?» — Ask Memory ищет по вашим записям и отвечает со ссылками на источники, которые можно открыть. Эта функция использует облачный ИИ, поэтому работает иначе, чем все остальное: сначала отправляется ваш вопрос, затем YOURIO показывает записи, которые хочет отправить, и уходят только те, что вы одобрите. Все, что не должно покидать телефон, можно снять. ИИ может быть YOURIO AI (через наш сервер в OpenAI, резервный вариант — Google, без хранения), ваш собственный API-ключ или модель, развернутая у вас. Какой из них допустим — и допустим ли вообще, — решают правила вашей фирмы в отношении информации о клиентах и ИИ.

Привычки, которые помогают сохранять конфиденциальность

Включайте приватный режим для дел, которые не хотите сохранять. Он приостанавливает сохранение и обучение, и для него есть кнопка на клавиатуре.
Перенесите заметку в дело, а затем удалите ее из Memory, если ваша фирма не хочет держать данные клиентов на личных устройствах. Отдельные записи удаляются в Timeline, все сразу — в настройках.
Надежно блокируйте телефон. Memory защищена от облака, но не от человека, у которого в руках ваш разблокированный телефон.
Подумайте, прежде чем использовать Edit или Magic · Расширенный для текста о клиенте. Обе функции отправляют текст в облачный ИИ. Magic · Стандарт и распознавание — никогда.

Полный разбор того, что остается на телефоне, — в статье «Отправляет ли голосовой ввод ваш голос в облако?»

Честно об ограничениях

YOURIO не записывает и не расшифровывает звонки. Если нужны точные слова другой стороны, у YOURIO их не будет.
Это не юридическая консультация и не инструмент соблюдения требований. Мы описываем, что делает приложение; как им пользоваться, решают ваши профессиональные правила и политика вашей фирмы.
Имена зависят от распознавания на телефоне. Добавьте имена клиентов и сторон в личный словарь, чтобы они выходили правильно.
Memory — ваша собственная заметка, а не заверенный документ. Она показывает, что и когда вы продиктовали, и ничего больше.

Попробуйте после следующего звонка

Установите YOURIO (ссылки для загрузки — в конце статьи) и включите клавиатуру YOURIO.
Загрузите свой язык на вкладке Speak.
Добавьте в личный словарь имена, с которыми часто работаете.
Решите насчет Memory: включена, выключена или приватный режим для чувствительных дел.
Когда звонок закончится, надиктуйте главное в заметки и один раз перечитайте.

У врачей та же проблема после приема — читайте о записях после приема голосом. Если вы работаете там, где нет связи, или облачный ИИ запрещен, читайте о голосовом вводе офлайн. А о том, как найти обещания прошлой недели, подробнее рассказывает это руководство по Memory.

Частые вопросы

YOURIO записывает мои телефонные разговоры?

Нет. YOURIO никогда не записывает звонки и не слышит собеседника. Он только превращает в текст то, что вы говорите в него, с помощью встроенного распознавания на телефоне, а звук никогда не сохраняется. Свое резюме вы диктуете после окончания звонка.

Отправляется ли информация о клиенте в облако?

При голосовом вводе — нет. Распознавание и Magic · Стандарт работают на телефоне, и звук никогда его не покидает. Текст уходит в облачный ИИ, только если вы используете Magic · Расширенный, Edit или Ask Memory, а Ask Memory отправляет только одобренные вами записи.

Можно ли найти, что я сказал клиенту на прошлой неделе?

Да, если Memory была включена. Memory хранит на телефоне текст, который вы продиктовали в YOURIO, со временем и приложением. Листайте Timeline по дням, ищите по ней или спросите Ask Memory — ответ придет со ссылками на одобренные вами записи.

Можно ли не сохранять в Memory одно конкретное дело?

Да. Включите приватный режим на клавиатуре, пока диктуете об этом деле: YOURIO приостановит сохранение и обучение, пока вы его не выключите. Можно также потом удалить отдельные записи или полностью выключить Memory.